Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Luca Marcel Peters
Egerstr. 37
24146 Kiel
Deutschland
E-Mail: kontakt@spesenprofi.de

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten temporär in Serverlogfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs und zur Abwehr von Angriffen verarbeitet. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen findet nicht statt. Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb)

2.2 Bei der Registrierung

Zur Nutzung von Spesenprofi ist ein Benutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung erheben wir folgende Daten:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, kein Zugriff durch uns)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

2.3 Bei der Nutzung des Dienstes

Im Rahmen der Nutzung von Spesenprofi verarbeiten wir folgende Daten, die Sie selbst eingeben:

• Dienste: Startzeit, Endzeit, Dienstort, Schichttyp, Fahrtzeit, Abwesenheitsdauer, Übernachtungskosten
• Arbeitgeber & Wachen: Name, Adresse, Fahrtweg zur Wache (km), Jobticket-Zuschuss
• Schichtvorlagen: Von Ihnen erstellte Vorlagen auf Basis Ihrer Wachen
• Persönliche Angaben: Anschrift, für die Eintragung in die Anlage N

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung des vertragsgemäßen Dienstes (Berechnung von Werbungskosten nach §9 EStG, Export als PDF/CSV) verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

2.4 Steuernummer bei der PDF-Generierung

Sofern Sie beim PDF-Export Ihre Steuernummer angeben, wird diese ausschließlich zur Befüllung des PDF-Dokuments verwendet und nicht gespeichert. Die Steuernummer wird nach der PDF-Generierung unmittelbar verworfen und ist zu keinem Zeitpunkt dauerhaft in unserer Datenbank abgelegt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

3. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Nach Löschung Ihres Kontos werden alle verknüpften Daten (Dienste, Arbeitgeber, Wachen, Vorlagen) vollständig und unwiderruflich gelöscht.

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst unter Konto → Kontoeinstellungen → Konto löschen löschen.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben.

4.1 Zahlungsabwicklung (Mollie)

Für die Abwicklung von Zahlungen (Freischaltung der Steuerjahre) arbeiten wir mit dem Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande) zusammen. Auf unserer Webseite wird lediglich Ihre Rechnungsadresse erfasst, um die Rechnung zu erstellen. Alle eigentlichen Zahlungsdaten werden direkt bei Mollie eingegeben und von Mollie verarbeitet. Spesenprofi erhält keine vollständigen Zahlungsdaten und speichert diese nicht. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Mollie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5. E-Mail-Kommunikation

Wir versenden E-Mails (z. B. E-Mail-Verifizierung, Passwort-Reset, Abo-Benachrichtigungen) über unsere eigene SMTP-Infrastruktur. Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich für transaktionale Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Ihrem Konto verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

6. Cookies und Sessions

Spesenprofi verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Authentifizierung. Diese werden als HTTP-Only-Cookie gesetzt und sind für JavaScript nicht zugänglich.

Es werden keine Tracking-Cookies, Analyse-Cookies oder Werbe-Cookies eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb)

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige Daten berichtigen lassen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in maschinenlesbarem Format exportieren (über Konto → Datenexport).
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf berechtigten Interessen beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: kontakt@spesenprofi.de

8. Datenexport (DSGVO-Auskunft)

Sie können jederzeit einen vollständigen Export Ihrer bei uns gespeicherten Daten als JSON-Datei herunterladen. Diese Funktion finden Sie unter Konto → Datenexport.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstr. 98
24103 Kiel
Web: https://www.datenschutzzentrum.de

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung via HTTPS (TLS)
• Passwörter werden ausschließlich als sicherer Hash gespeichert
• Steuernummern werden nicht gespeichert – sie werden nach der PDF-Generierung sofort verworfen
• Session-Cookies sind als HTTP-Only gesetzt
• Datenbankzugriff ist auf den internen Netzwerkbereich beschränkt

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder neue Funktionen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter /datenschutz abrufbar.