Erste Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte ist einer der wichtigsten Begriffe im steuerlichen Reisekostenrecht. Sie entscheidet darüber, welche Fahrtkostenregelung für dich gilt – und ob du Verpflegungsmehraufwand geltend machen kannst.

Gesetzliche Definition

Nach § 9 Abs. 4 EStG ist die erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Drei Voraussetzungen müssen also erfüllt sein:

Es handelt sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung (kein Fahrzeug, kein Homeoffice)
Sie gehört dem Arbeitgeber, einem verbundenen Unternehmen oder einem Dritten (z. B. einem Kunden)
Der Arbeitnehmer ist ihr dauerhaft zugeordnet

Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben – es ist aber auch möglich, gar keine zu haben.

Wie wird die erste Tätigkeitsstätte bestimmt?

1. Arbeitsrechtliche Zuordnung (Vorrang)

Vorrangig entscheidet der Arbeitgeber durch arbeitsrechtliche Festlegung – im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, einer Versetzungsanordnung oder im Dienstplan. Eine dauerhafte Zuordnung liegt vor, wenn die Tätigkeit dort:

unbefristet erfolgen soll,
für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses vorgesehen ist, oder
einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten umfasst.

Der Arbeitnehmer kann diese Zuordnung steuerlich nicht einseitig ändern – das ist allein Sache des Arbeitgebers.

2. Quantitative Kriterien (wenn keine klare Zuordnung besteht)

Fehlt eine ausdrückliche Festlegung, greift eine Hilfsprüfung anhand von Zeitanteilen. Eine Tätigkeitsstätte gilt dann als erste, wenn der Arbeitnehmer dort:

mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche tätig ist, oder
mindestens ein Drittel seiner vereinbarten Arbeitszeit verbringt.

Erfüllen mehrere Orte diese Kriterien, gilt die der Wohnung am nächsten gelegene Tätigkeitsstätte als erste.

Steuerliche Konsequenzen

Die Frage, ob ein Ort erste Tätigkeitsstätte ist oder nicht, hat erhebliche Auswirkungen:

	Erste Tätigkeitsstätte	Auswärtige Tätigkeitsstätte
Fahrtkosten	Entfernungspauschale (einfache Strecke)	0,30 €/km, Hin- und Rückfahrt
Verpflegungsmehraufwand	Nicht möglich	Möglich (Dreimonatsfrist beachten)
Dreimonatsfrist	Entfällt	Gilt nach 3 Monaten

Vereinfacht: An der ersten Tätigkeitsstätte gibt es weniger absetzbare Kosten, dafür entfällt der bürokratische Aufwand der Reisekostenabrechnung.

Besonderheiten und Grenzfälle

Homeoffice

Die eigene Wohnung kann niemals erste Tätigkeitsstätte sein – sie ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Wer ausschließlich im Homeoffice arbeitet, hat daher in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zu einem gelegentlich aufgesuchten Büro können dann als Auswärtstätigkeit abgerechnet werden.

Wechselnde Einsatzorte (Einsatzwechseltätigkeit)

Wer laut Arbeitsvertrag oder Dienstplan regelmäßig an wechselnden Orten eingesetzt wird und keinem festen Standort dauerhaft zugeordnet ist, hat möglicherweise keine erste Tätigkeitsstätte. In diesem Fall gelten alle Fahrten als Auswärtstätigkeit – mit der Folge, dass Hin- und Rückfahrt absetzbar sind und der Verpflegungsmehraufwand zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden kann (die Dreimonatsfrist entfällt).

Ob eine Einsatzwechseltätigkeit vorliegt, hängt von der konkreten arbeitsrechtlichen Situation ab und sollte im Zweifel steuerlich geprüft werden.

Außendienstler

Für Mitarbeiter im Außendienst ohne festen Schreibtischarbeitsplatz ist entscheidend, ob sie einen festen Stützpunkt haben (z. B. ein Büro, das sie regelmäßig zur Vorbereitung aufsuchen). Der Bundesfinanzhof hat bestätigt: Selbst minimale Tätigkeiten an einem Ort – wie das tägliche Sortieren von Unterlagen oder die Fahrzeugvorbereitung – können ausreichen, um diesen Ort als erste Tätigkeitsstätte zu qualifizieren (BFH VI R 10/19 vom 30.09.2020).

Betriebliche Einrichtung eines Kunden

Seit 2014 kann auch der Standort eines Kunden oder Dritten als erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden – wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter dort dauerhaft zuordnet (z. B. bei Leiharbeit oder langfristigen Kundenprojekten über 48 Monate). Fahrten dorthin werden dann nicht als Dienstreise, sondern mit der Entfernungspauschale abgerechnet.

Was, wenn ich unsicher bin?

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ist nicht immer eindeutig. Folgende Fragen helfen bei der Einschätzung:

Steht in meinem Arbeitsvertrag, welchem Standort ich zugeordnet bin?
Arbeite ich regelmäßig (≥ 2 Tage/Woche oder ≥ 1/3 meiner Arbeitszeit) an einem bestimmten Ort?
Hat mir mein Arbeitgeber schriftlich mitgeteilt, welcher Ort meine erste Tätigkeitsstätte ist?

Wenn keine dieser Fragen eindeutig beantwortet werden kann, empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater – denn die Einordnung hat erhebliche Auswirkungen auf die Höhe der absetzbaren Werbungskosten.

Wie Spesenprofi damit umgeht

In Spesenprofi legst du für jeden Arbeitgeber deine Arbeitsorte an und kennzeichnest einen davon als erste Tätigkeitsstätte. Spesenprofi wendet daraufhin automatisch die richtigen Regeln an:

Dienste an der ersten Tätigkeitsstätte → Entfernungspauschale, kein VMA
Dienste an anderen Orten → Fahrtkostenpauschale (Hin- und Rückfahrt), VMA möglich

Du musst die steuerlichen Unterschiede nicht selbst im Kopf behalten – die korrekte Berechnung erfolgt automatisch im Hintergrund.