Glossar – Wichtige Begriffe
Hier findest du Erklärungen zu den wichtigsten steuerlichen Fachbegriffen, die dir in Spesenprofi begegnen.
Anlage N
Die Anlage N ist ein Beiblatt zur Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer. Hier trägst du deine Werbungskosten ein, die über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag hinausgehen. Spesenprofi berechnet und exportiert genau die Werte, die du in der Anlage N benötigst.
Arbeitnehmer-Pauschbetrag
Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag (§ 9a EStG) beträgt 1.230 € pro Jahr und wird automatisch vom Finanzamt berücksichtigt – auch ohne Belege. Erst wenn deine tatsächlichen Werbungskosten diesen Betrag übersteigen, lohnt sich die detaillierte Auflistung in der Anlage N. Spesenprofi weist dich darauf hin, sobald deine erfassten Kosten die Grenze überschreiten.
Auswärtstätigkeit
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn du vorübergehend außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte (Stammwache) arbeitest – zum Beispiel bei einer anderen Wache oder einem Einsatzort. Bei Auswärtstätigkeiten kannst du Verpflegungsmehraufwand (VMA) sowie die tatsächlichen Fahrtkosten (Hin- und Rückfahrt) geltend machen. Wichtig: Es gelten besondere Regeln zur Dreimonatsfrist.
Dreimonatsfrist
Nach § 9 Abs. 4a EStG kann Verpflegungsmehraufwand an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Die Frist beginnt mit dem ersten Einsatztag an diesem Ort. Unterbrichst du die Tätigkeit dort für mindestens 4 Wochen (28 Kalendertage), beginnt die Frist neu zu laufen – unabhängig vom Grund (Urlaub, Krankheit, Innendienst). Spesenprofi berechnet dies automatisch pro Wache.
Entfernungspauschale
Die Entfernungspauschale (umgangssprachlich „Pendlerpauschale") gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (einfache Strecke, nicht Hin- und Rückfahrt).
Ab dem Steuerjahr 2026 gilt einheitlich 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Kilometer. Für 2025 galt noch eine Staffelung: 0,30 € für die ersten 20 km, 0,38 € ab dem 21. km.
Die Entfernungspauschale gilt nur für Fahrten zur Stammwache – bei Auswärtstätigkeiten gelten die tatsächlichen Fahrtkosten (Hin- und Rückfahrt, 0,30 €/km).
Erste Tätigkeitsstätte
Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, dem du von deinem Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet bist – in der Regel deine Stammwache. Sie ist steuerlich relevant, weil für Fahrten dorthin nur die Entfernungspauschale (einfache Strecke) gilt, während bei Auswärtstätigkeiten die tatsächlichen Fahrtkosten (Hin- und Rückfahrt) absetzbar sind.
Fahrtkosten
Fahrtkosten sind die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei Fahrten zur Stammwache gilt die Entfernungspauschale (einfache Strecke). Bei Auswärtstätigkeiten können die tatsächlichen Kosten für Hin- und Rückfahrt angesetzt werden – pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
Jobticket-Zuschuss
Bezuschusst dein Arbeitgeber dein ÖPNV-Ticket (z. B. Deutschlandticket), ist dieser Zuschuss für dich steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG) und hat keinen Einfluss auf deine Entfernungspauschale – du kannst diese weiterhin in voller Höhe geltend machen. Du kannst den Betrag in Spesenprofi beim jeweiligen Arbeitgeber hinterlegen, damit er im Jahresexport ausgewiesen wird.
Lohnsteuererklärung
Die Lohnsteuererklärung (offiziell: Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer) ist die jährliche Abrechnung mit dem Finanzamt. Arbeitnehmer können dabei zu viel gezahlte Lohnsteuer zurückfordern – zum Beispiel durch das Geltendmachen von Werbungskosten in der Anlage N.
Verpflegungsmehraufwand (VMA)
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Pauschale für Mehrkosten bei Auswärtstätigkeiten. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitsdauer vom Wohnort:
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Mindestens 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden (ganztägig) | 28 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | 14 € |
VMA ist nicht absetzbar bei Tätigkeiten an der ersten Tätigkeitsstätte (Stammwache) und entfällt nach Ablauf der Dreimonatsfrist an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte.
Werbungskosten
Werbungskosten (§ 9 EStG) sind Aufwendungen, die dir durch deine berufliche Tätigkeit entstehen – zum Beispiel Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten. Sie können in der Steuererklärung geltend gemacht werden und mindern das zu versteuernde Einkommen. Spesenprofi berechnet deine Werbungskosten automatisch aus deinen erfassten Diensten.
Stand: Juni 2026